年末調整でマイナンバー記載が必要な書類は?年末調整システムを活用へ

年末調整でマイナンバー記載が必要な書類は?年末調整システムを活用へ

記事更新日: 2020/11/27

執筆: 編集部

この記事では、会社が国や市区町村に提出する年末調整でマイナンバーの記載が必要な書類を説明します。

年末調整は、従業員の個人情報を扱う重要な責任と書類によって記載事項が異なる業務的負担など、毎年会社が大変な仕事です。

さらに、マイナンバーは会社に厳しい管理義務があります。

年末調整は、業務の効率化やマイナンバーの管理体制を見直す機会です。

年末調整システムやマイナポータルなど年末調整のデジタル化を検討しましょう。

マイナンバーを記載する年末調整の書類

年末調整では会社側もいくつかの書類を作成し、それを税務署や市町村に提出します。

マイナンバーを記載する書類は下記の通りです。

源泉徴収票

源泉徴収票へのマイナンバーの記載は提出先ごとに以下のように分けられます。

提出先 マイナンバーの記載
税務署 必要
給与受給者(従業員) 不要

 

給与支払報告書

給与支払報告書は市区町村に提出しますが、それぞれにマイナンバーが必要です。

給与支払報告書(総括表)に記載するマイナンバー

  • 給与支払者が法人の場合は法人番号
  • 給与支払者が個人事業主の場合はマイナンバーが必要

給与支払報告書(個人別明細表)に記載するマイナンバー

  • 従業員のマイナンバー
  • 被扶養者のマイナンバー
  • 給与支払者のマイナンバーもしくは法人番号

支払調書

支払調書を税務署に提出する場合は、前もって支払いを受ける側にマイナンバーの提出を求めておく必要があります

書類 内容 マイナンバー
報酬、料金、及び賞金の支払調書
  • 弁護士や税理士などに対する報酬、作家やデザイナーに対する原稿料やデザイン料、講演者への講演料などを支払った場合に作成する
  • 1年間で5万円を超える金額が提出範囲
報酬や料金を受け取る側のマイナンバーが必要
不動産の使用料等の支払調書
  • 家賃や地代など不動産への賃借料を支払っている場合に作成する
  • 同一人に対する1年間の使用料が15万円を超える場合に提出
不動産の使用料等の支払いを受ける側のマイナンバーが必要
不動産等の譲受けの対価の支払調書
  • 不動産等を購入した場合に作成する
  • 同一人に対する1年間の支払金額が100万円以上の場合に提出
不動産等の譲受けの対価の支払いを受ける側のマイナンバーが必要
不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書
  • 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払いをした場合に作成する
  • 同一人に対する1年間の支払金額の合計が15万円以上の場合に提出
不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払いを受ける側のマイナンバーが必要

 

従業員が年末調整でマイナンバー記入が必要かは「会社に確認」

国税庁は控除申告書へマイナンバーを記入してもらう事を基本しています。

しかし「給与支払者が従業員等のマイナンバー(個人番号)等を記載した一定の帳簿を備えている場合には、その帳簿に記載されている方のマイナンバー(個人番号)の記載を要しない」とも説明しています。

一定の帳簿とは、下記の申告書を元に作成されたマイナンバー帳簿を指します

  • 給与所得者の扶養控除等申告書
  • 従たる給与についての扶養控除等申告書
  • 給与所得者の配偶者控除等申告書
  • 退職所得の受給に関する申告書
  • 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
  • 所得金額調整控除申告書


「去年と同じ会社で年末調整をする従業員」や「入社時にマイナンバーを会社に申告している」などが記入不要の対象となります。

従業員から質問があった際は、一定の帳簿の条件に当てはまっているか確認が必要です。

参考:国税庁「源泉所得税関係に関するFAQ」

 

マイナポータルを活用

マイナポータルを活用すれば、従業員が年末調整申告書のデータ作成の際に、保険料控除等で使用する控除証明書などのデータを、マイナポータル経由で一括取得し、年末調整ソフトなどに自動入力することが出来ます。

画像引用元:「国税庁 年末調整手続きを電子化する企業の従業員の方へ

従業員も会社側も年末調整を紙で提出する手間がなくなり、自動集計により業務の効率化が図れます。

  マイナポータル連携導入前 マイナポータル連携導入後
従業員
  • 保険料の控除証明書を郵送で受け取る
  • 控除証明書を保管
  • 控除証明書を紛失した場合は再発行の依頼
  • 控除証明書はデータで一括取得
  • 控除申告書は手作業で作成
  • 控除申告書に自動入力
年末調整担当者
  • 従業員から提出されたすべての控除証明書などのチェック・書類の保管
  • 検算などの作業の簡素化・書類の保管が不要

(参考:国税庁「年末調整手続の電子化に向けた取組について(令和2年分以降)」) 

おすすめの年末調整システム3選

1. 申告データが簡単に作成できる!『オフィスステーション』

画像出典元:「オフィスステーション」公式HP

特徴

PC、スマートフォンのすべてに対応しているオフィスステーション。

従業員は2ステップで入力を情報するだけ、ペーパーレスで人事労務担当者も業務を自動化できます。

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機能

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・法改正自動対応
・他社システム連携
・アラカルト利用対応

料金プラン

・25人以下の場合:10,000円 / 年
・26人以上の場合:1人につき400円 / 年

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2. 年末調整の進捗・帳票管理もラクラク!『マネーフォワード クラウド給与』

画像出典元:「マネーフォワード クラウド給与」公式HP

特徴

マネーフォワード クラウド給与は、年末調整の進捗管理から帳票の出力までの業務すべてをペーパーレス化できます。

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機能

<年末調整機能の詳細>

・従業員情報登録
・年末調整計算の対象者を一元管理
・従業員情報の更新状況を一元管理
・年末調整計算の進捗状況を一元管理
・年末調整の精算月を選択可能
・給与等総額の自動集計
・各種控除額の自動計算
・年末調整の自動計算
・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書出力
・給与所得者の保険料控除申告書出力
・源泉徴収簿出力

料金プラン

【スモールビジネス(小規模法人向け)】

年額プラン:2,980円/月
月額プラン:3,980円/月

【ビジネス(中規模法人向け)】

年額プラン:4,980円/月
月額プラン:5,980円/月

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画像出典元:「ジョブカン労務管理」公式HP

特徴

労務担当者300人の声を活かして作られた、ジョブカン労務管理。

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料金プラン

・初期費用:0円
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まとめ

会社がマイナンバーを記載した一定の帳簿を備えていれば、従業員はマイナンバーの記入は不要でした。

会社側は提出する年末調整によって記載必要・不要を説明する立場です。

さらに、従業員や取引先にマイナンバーの提供をお願いしておく必要があります

年末調整は会社にとって大きな負担となる業務です。

マイナポータルや年末調整システムを活用して業務を効率化しましょう


画像出典元:Pixabay

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