記事更新日: 2020/10/16
環境問題への取り組みが企業の評価に直結する昨今、その取り組みの一つとして、ペーパーレス化を目指している職場も多いのではないでしょうか。
そんなオフィスにおすすめしたいのが、ペーパーレス会議システムです。環境に優しいのはもちろん、コストや会議に関する作業を削減でき、良いことづくめです。
今回は数多くあるペーパーレス会議システムの中から、おすすめの11選をご紹介します。それぞれのシステムの特徴や機能についてまとめてありますので、ぜひ比較検討の参考にしてください。
このページの目次
ペーパーレス会議とは、その名の通り紙を使わずに行う会議のこと。
パソコンをはじめとするIT機器を使用し、電子化した資料を用いて会議を行う方法です。
1,500件以上の導入実績を持っている「Handbook」。クラウドサーバーで資料を一括管理しているため、いつでもどこでもスマホ、タブレット、PCから閲覧可能。
資料の作成をはじめ、小テストやクイズも実施でき、様々に活用できます。フィードバック機能やアンケート機能で現場の反応を見ることができ、さらにそれらの利用状況分析もできるシステムです。
・アカウントの切り替え
・アクセスコードによる配信管理
・クイズ・試験
・スコア、試験結果の表示
＜共有サーバー＞
Standard
・標準：最大保存容量1GB、閲覧ユーザー数50、25,000円 / 月もしくは250,000円 / 年
・ストレージフラット付き：最大保存容量5GB、閲覧ユーザー数50、55,000円 / 月もしくは550,000円 / 年
（オプションで最大500ユーザーまで追加可能)
＜専用サーバー＞
Premium＋
・標準：最大保存容量3GB、閲覧ユーザー数50、120,000円 / 月もしくは1,200,000円 / 年
・ストレージフラット付き：最大保存容量500GB、閲覧ユーザー数50、180,000円 / 月もしくは1,800,000円 / 年
（オプションでユーザー数無制限追加可能)
Enterprise＋
・最大保存容量500GB、閲覧ユーザー数1,000、400,000円 / 月もしくは4,000,000円 / 年
（オプションでユーザー数無制限追加可能)
簡単な操作で利用できる「moreNOTE」。会議中の画面同期ができるため、離れた場所同士での会議もスムーズに行えます。セキュリティ機能も万全で、金融業界も認めるほどのレベル。
スマートフォンでも閲覧できるため隙間時間を有効活用でき、ペーパーレスによる業務のスピードアップが図れます。
・資料の登録
・資料の閲覧と同期
・管理
・セキュリティ
＜クラウド版＞
初期費用：36,000円（税抜）
月額費用
・ライセンス費用：1,200円 / ID（税抜）
最低10ID～、5ID単位で契約可能。
31ID以降は600円（税抜）になります。
・ディスク費用：1,200円 / GB（税抜）
ディスクは1GB単位で増設可能。
＜オンプレミス版＞
＜オンプレミス スタンドアローン版＞
この2プランの詳細についてはお問い合わせが必要です。
画像出典元：「Clickshare」公式HP
ボタンを1クリックするだけで画面共有ができる「Clickshare」。
無線で繋いだディスプレイやプロジェクター、そして複数のPC画面間で行えるため、ペーパーレス会議の実現はもちろん、コミュニケーションの質も上げられます。
・画面の共有
・複数機器間での画像共有
・音声・映像ストリーミング
・CS-100：ボタン8個まで
・CSE-200コラボスイート：ボタン16個まで。同時に2人まで投影が可能
・CSE-200+コラボスイート：CSE-200コラボスイートの機能に加え、タッチバック機能や
タッチパネルと連動した注釈機能、電子黒板機能あり。
・CSE-800：最大64人まで接続可能。2台の4Kディスプレイへ最大8人まで同時投影が可能。
料金の詳細はお問い合わせが必要です。
画像出典元：チームワーククラウド 公式HP
「トピック」という議論したい内容によってグループを作成することができるので、ビジネス用途ではオススメなツールです。SlackやChatworkで議論をした際に、議題から離れたことを話していた、というような問題を解消してくれるはずです。
画像出典元：サイボウズガルーン 公式HP
グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。
ペーパーレス会議システムとしての機能はもちろん、グループウェアとしての機能も充実しているので、企業全体の情報共有を進められ、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。
「サイボウズガルーン」には「クラウド版」と「パッケージ版」があります。
クラウド版の場合、301～1,000ユーザーの場合年間契約をすれば1月あたり784円と最安値で利用可能。利用料金以外の初期費用等は一切不要です。
パッケージ版の場合、1ユーザーあたり7,500円からライセンスの購入が可能。ユーザー数が5,000以上の場合は要相談です。
営業先や現場などで今すぐに資料を確認したいとき、ipadやタブレットを利用できればこれほど便利なことはありません。「Bigtincan Hub」は、ipadやタブレットに対応し、今すぐに確認したい資料を格納できる便利なツールです。
・ライト：1,000円/月
・スタンダード：2,000円/月
・エンタープライズ：3,000円/月
料金プランは、ライト、スタンダード、エンタープライズから選択でき、それぞれに安価な料金での使用が可能です。
ただし、ライトプランでは機能や容量が制限されているので、それぞれのプラン内容をよく確認した上で導入を検討することが望ましいでしょう。
会議といえば、プロジェクションマッピングを使用しそれを確認しながら全員で情報を共有する、あるいは、テレビ会議で情報を共有するというイメージが強いのではないでしょうか。
しかし、これらには情報内容に誤りがあった場合に、その場での修正が難しいというデメリットがります。これらの方法の弱点をカバーできるのが、「ConforMeeting/c」です。
「SmartDiscussion」は、完全ペーパーレス化を実現できる会議ツールで、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に会議資料を登録できます。
紙の資料を使用しての会議では、会議参加者全員分の資料を用意しなければならず、会議ごとにかかる紙代が馬鹿になりません。一方、「SmartDiscussion」ではペーパーレスで会議を行うことができるため、低コストかつスピーディーに会議の準備を行えます。
クラウドサービスプラン
・スタンダード：35,000円/月
・エンタープライズ：78,000円/月
サブスクリプションプラン：59,800円/月〜
会議を開催するためには、資料を作成したり会議室を確保したりと、何かと前準備がめんどうです。また、紙の資料を大量に作成するとなると、その分のコストもかかります。
「ActivewebPresentation」はデバイスを選ばず利用できる便利なペーパーレス会議ツールのため、導入によって会議の準備の手間やコストの大幅削減に役立つでしょう。
「MetaMoJi Share for Business」は、社内会議や役員会議はもちろんのこと、テレワーカーのデザイナーなどと設計図や図面の打ち合わせを行える会議ツールです。
このツールを使用すれば、遠隔地で勤務するスタッフともリアルタイムで共有できるほか、紙の資料作成の手間が省けるため、時間の有効活用に役立つでしょう。
クラウド版料金
・1ライセンス：12,000円/年
・初期導入費用：100,000円（初年度のみ）
このツールは、クラウド版、または社内にサーバーを設置するオンプレミス版から選択できますが、オンプレミス版の価格は社内の状況によって料金が異なりますので、問い合わせが必要です。
なお、導入前には30日間の無料トライアルも利用できますので、まずはこちらで利用してみて、どちらのプランで導入するのか検討してみると良いでしょう。
ビデオ会議の頻度が高い企業や、ビデオ会議をスムーズに進めたい企業にぴったりのペーパーレス会議システムです。
コンテンツの共有を中心としたビデオ会議を高品質な音声と映像とともに実行できます。数多くの拠点がある、製品を見ながら会議を進めたいなどの企業でも重宝するでしょう。
会社によって社員の数はもちろん、それぞれの会議ごとに参加する人数も変わるもの。よって、ペーパーレス会議システムを選ぶ際、まずは同時接続可能な台数を確認することが重要です。
自社で開かれる会議の参加人数と照らし合わせて、何台必要なのかを検討し、最も適した台数が利用できるペーパーレス会議システムを選ぶのがおすすめです。
ペーパーレス会議システムには、ただ会議の資料をペーパーレスにするだけではなく、それぞれのシステムによって様々な機能が付随されています。
会議前に作成した議事次第に合わせて必要な書類を登録し、会議開始後議事次第に合わせて参加者全員が同じ画面を見ながら進められる「議事次第進行」
会議中に個別投票が行える「投票機能」
システムへのログイン管理から会議への参加者・欠席者が分かる「出血管理機能」等、便利な機能がたくさんあります。
自社の会議を行う際に便利で必要な機能が含まれているペーパーレス会議システムかどうかをチェックしてみてください。
どんなシステムを導入する際にも必ずチェックしておきたいのが、セキュリティ。特に会議で扱われる資料は社外秘のものが多く含まれます。
会議が終了次第、即座に削除できる体制が整っているのか、また、役職や社員ごとに資料閲覧やダウンロードの制限がかけられるのかどうかといったセキュリティについての事前確認が重要です。
また、クラウド型のペーパーレス会議システムを導入する場合、各種資料をシステムが保持するサーバーへあげることになります。このサーバーのセキュリティについての事前チェックも必要です。
無料版と有料版とがあるペーパーレス会議システム。
無料版の場合、会議において使用できる同時接続可能台数が限られていたり、利用できる機能や容量に制限がかけられていることがほとんどです。また、セキュリティ面への不安は拭い去り切れません。
参加人数の少ない会議や、重要案件を取り扱う予定のない会議の場合は無料版のペーパーレス会議システムでも十分かもしれません。
ですが、本格的にペーパーレス会議システムを導入しようと検討している場合は、始めから有料版のペーパーレス会議システムを選ぶ方が賢明と言えます。
ペーパーレス会議システムを導入していない場合、会議を行う際には資料の印刷や製本、配布といった作業があるため、すべての資料がそろってから会議の準備を行う必要があります。また、修正や変更があった際には、すべての作業を一からやり直さなければならず、その手間は膨大。
その点、ペーパーレス会議システムを導入していれば、修正や変更箇所があった際もその都度データの変更をするだけで済みますし、煩雑な作業を行う必要がなくなります。
ペーパーレス化をしたことで最大のメリットとしてあげられることの一つが、経費の削減。
従来通りの紙を用いての会議では、紙のコストの他にインク代も必要です。また、紙を補完しておくスペースや会議資料を保管しておくためのファイル、さらには不要となった資料を廃棄するためのコストもかかります。
ペーパーレス会議システムを導入することでこれらのコストをカットでき、経費削減へと繋がります。
紙媒体で会議資料を保管していると、紛失してしまった際にはどのようなルートで情報が漏れてしまったのか分からない、さらに最悪の場合には資料の紛失に気が付かないといったケースもありえます。
その点、ペーパーレス会議システムを導入していれば、会議資料はシステム上で一括管理ができます。アクセス制限や閲覧期間、資料の保存期間といった管理、さらにはログによる追跡も可能となるため、紙媒体での資料保管よりもセキュリティ面を強化できます。
紙の資料と違い、ペーパーレスでの会議の場合、資料がタブレットやモニターに映し出されるため、手書きでのメモが取りづらくなるというデメリットがあります。
ペーパーレス会議システムを導入する際は、事前に社員へ会議の際はメモを取りづらくなることを通達しておいたり、よりペン操作に優れたタブレット端末の導入を検討したり等、あらかじめ対応をとっておく必要があります。
紙媒体での会議の場合、必要な資料を必要なだけテーブルの上に広げることができますが、ペーパーレス会議の場合、モニター画面の大きさが資料を表示できる最大の大きさとなってしまいます。
そのためペーパーレス化による会議に慣れるまでは、画面の切り替えや手順にとまどい、会議の進行に支障をきたす場合もあります。
資料を並べて見比べる必要がある場合のみ紙を使用する等、その時々の会議の内容や形態に合わせてペーパーレス会議システムを利用するか否か、臨機応変に対応すると良いでしょう。
ペーパーレス会議システムを導入することで、コストの削減はもちろん、業務効率の改善にもつながります。
離れていても円滑に会議を進められることも、ペーパーレス会議システム導入のメリットの一つです。
ペーパーレス会議システムを使用したいと考えている方は、今回ご紹介したペーパーレス会議システムの他にも様々なシステムがありますので、ぜひ自社に合ったシステムの導入を検討してみてください。
画像出典元：O-dan
ClickShareは、PC、スマートフォン、タブレットなど会議参加者それぞれが持っているデバイスで会議内容を共有することができ、社外の人とも共有できる便利なツールです。会議のスムーズな進行と効率化を求めている企業にうってつけです。
「moreNOTE」は、ファイルや動画、画像などの情報を共有、閲覧、活用できるペーパーレス会議システムです。機能が充実しているので、様々なワークスタイルに合わせて利用できます。会議に必要な書面の準備にかかる時間を短縮したい企業にはうってつけです。
営業先や現場などで今すぐに資料を確認したいとき、ipadやタブレットを利用できればこれほど便利なことはありません。今回ご紹介する「Bigtincan Hub」は、ipadやタブレットに対応し、今すぐに確認したい資料を格納できる便利なツールです。
会議といえば、プロジェクションマッピングを使用し、それを確認しながら全員で情報を共有する、あるいは、テレビ会議で情報を共有するというイメージが強いのではないでしょうか。しかし、これらには情報内容に誤りがあった場合に、その場での修正が難しいというデメリットがります。そして、これらの方法の弱点をカバーできるのが、今回ご紹介する「ConforMeeting/c」なのです。
「SmartDiscussion」は、完全ペーパーレス化を実現できる会議ツールで、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に会議資料を登録できます。紙の資料を使用しての会議では、会議参加者全員分の資料を用意しなければならず、会議ごとにかかる紙代が馬鹿になりません。一方、「SmartDiscussion」ではペーパーレスで会議を行うことができるため、低コストかつスピーディーに会議の準備を行えます。
会議を開催するためには、資料を作成したり会議室を確保したりと、何かと前準備がめんどうです。また、紙の資料を大量に作成するとなると、その分のコストもかかります。「ActivewebPresentation」はデバイスを選ばず利用できる便利なペーパーレス会議ツールのため、導入によって会議の準備の手間やコストの大幅削減に役立つでしょう。
「MetaMoJi Share for Business」は、社内会議や役員会議はもちろんのこと、テレワーカーのデザイナーなどと設計図や図面の打ち合わせを行える会議ツールです。このツールを使用すれば、遠隔地で勤務するスタッフともリアルタイムで共有できるほか、紙の資料作成の手間が省けるため、時間の有効活用に役立つでしょう。
ビデオ会議の頻度が高い企業や、ビデオ会議をスムーズに進めたい企業にぴったりのペーパーレス会議システムです。コンテンツの共有を中心としたビデオ会議を高品質な音声と映像とともに実行できます。数多くの拠点がある、製品を見ながら会議を進めたいなどの企業でも重宝するでしょう。
「Handbbok」はクラウドサーバーを利用したペーパーレス会議のためのツールです。資料作成後はサーバーにアップすることで、印刷や製本の手間が省けます。紙の節約、準備時間の短縮は、会議にかかるコストの削減につながります。効率的な会議を進めたいと考えている企業にはおすすめのシステムといえるでしょう。
